• Verenigingen.net doet audits van verenigingen en levert kwaliteitslabels uit.
  • Er is een onderscheid voor beginnende verenigingen en verenigingen die meer dan een jaar bestaan.

Voor startende verenigingen (<1 jaar)

Beginnende verenigingen kunnen het label behalen van kwaliteitsvolle starter. Dit label is enkel als het gelinkt wordt met de specifieke pagina op verenigingen.net

Kwaliteitsvolle starter

Om het label te behalen is voor startende vereniging een fase van 6 maanden voorzien waarbij zij geregeld beroep doen op verenigingen.net om de werking te optimaliseren

Voor bestaande verenigingen

Verenigingen die langer dan een jaar bestaan kunnen het label behalen van kwaliteitsvolle vereniging. Zij mogen dit label publiceren op de site. Dit label is enkel als het gelinkt wordt met de specifieke pagina op verenigingen.net

Kwaliteitsvolle
vereniging

Om het label te behalen voor verenigingen die meer dan een jaar bestaan is er een audit voorzien van 2 uur waarbij de vereniging omtrent diverse elementen wordt bevraagd. De audit verloopt als volgt:

  • 1 week voor de audit krijgt men de audit-vragen
  • de audit duurt ongeveer maximaal 2 uur en houdt in dat de vooraf doorgestuurde vragen beantwoord kunnen worden en nodige bewijsmaterialen kan voorzien
  • er worden ook enkele leden bevraagd (max half uur)
  • er volgt een auditrapport

De audit is enkel beschikbaar voor wie lid is van verenigingen.net

De audit kan gebruikt worden als document om projecten, subsidies bij partners op te stellen

Elementen uit de

  • Administratieve informatie (type vereniging: feitelijk of vzw) en de invulling daarvan:
    ° jaarlijkse algemene vergadering
    ° raad van bestuur
    ° juiste vermelding van officiële documenten
    ° vzw-dossier / of vereniging met dossier
    ° statuten publicatie
    ° correct beheer bankrekeningen / duidelijke afspraken wie wat mag doen
  • Er zijn duidelijke afspraken inzake budget & begroting
  • Er is een kascommissie die de uitgaven / inkomsten en boekhouding bevestigt
  • Jaarlijkse aangifte, patrimomium, en andere documenten (UBO) zijn correct opgevolgd
  • Documenten van facturen, creditnota’s zijn correct
  • Er wordt gebruik gemaakt van een digitaal boekhoudsysteem dat door diverse personen met eigen rechten beheerd kan worden
  • De boekhouding voldoet aan de wettelijke vereisten (kleine vereniging bijv. vereenvoudigde boekhouding)
  • Als er verliezen gemaakt worden (in kader van een investeringen) dan wordt dit gedragen door de Algemene Vergadering
  • Winst wordt correct opnieuw geïnvesteerd
  • De boekhouding is transparant voor Algemene Vergadering
  • De ICT-infrastructuur en toegangen voldoen conform het draaiboek voor goed ICT-beleid (waarin aandacht is voor opleiding, back-up, veiligheid, documentatie…)

De vereniging is in orde inzake de privacy wetgeving (AVG / GDPR) en heeft ondermeer een verwerkingsregister, inzage van de verwerking, procedure voor melden van lekken…

Zij heeft naast een verwerkingsregister ook een toestemmingsregister

  • De vereniging laat zich indien nodig begeleiden door externen om een duurzaam en lange termijn visie te ontwikkelen en te realiseren
  • De vereniging stelt zich constructief op en gebruikt rapporten, audits, enquêtes om haar positie in relatie met andere partijen te verhelderen.
  • De algemene doelstellingen zijn helder geformuleerd
  • De doelstellingen worden in concrete acties geplaatst waarbij een duidelijk tijdspad gehanteerd wordt
  • Er is een SWOT analyse bij de voorbereiding van nieuwe acties
  • Acties worden geevalueerd en bijgestuurd in dialoog met respectievelijke stakeholders
  • De interne communicatie is efficient en effectief georganiseerd (verslagen etc. zijn makkelijk te vinden)
  • De communicatie met leden verloopt stelselmatig én kwaliteitsvol
  • Leden kunnen minimaal 2 jaarlijks de werking van de vereniging in haar totaliteit beoordelen via een enquete